Gestão do Tempo: Como usar a organização como ferramenta

Como organizar suas tarefas, seus compromissos, organizar sua agenda usando técnicas organizações aplicadas em empresas, para sua vida.

Já parou para pensar quanto tempo perde, procurando a chave do carro? Os arquivos em seu computador que precisava usar naquele relatório que precisa preparar? Ou mesmo o tempo que gasta tentando se lembrar do que precisa comprar no mercado?

Subvalorizamos o tempo que levamos com essas atividades, mas ao final de uma semana, somam importantes minutos, que poderíamos ter utilizado em prol de nossas metas.

Organizar seus objetos fará com que perca menos tempo para encontrá-los, além de criar uma linha de raciocínio e permitir que gaste menos tempo no seu planejamento ou em atividades rotineiras.

Vivendo em uma casa ou escritório organizados, seus hábitos serão formulados de uma maneira mais lógica e rápida, e certamente você ganhará tempo em seu dia.

Da eliminação, à organização e padronização…

A primeira coisa a fazer será eliminar o que não usa. Isso vale para roupas, objetos, papéis, lembranças…

Uma vez que tenha eliminado tudo o que não usa ou precisa, seja em casa ou no escritório, precisamos então organizar o que sobrou.

Veja também: Como aumentar sua produtividade, eliminar a procrastinação e suas crenças limitantes

Organize de maneira que seja prática para sua rotina, permitindo que você encontre os objetos com facilidade e evitando que gaste tempo pensando no 'que' ou 'como' fazer.

Padronizar também será importante. Padronize a maneira de organizar e limpar seus ambientes. Adesive, etiquete, crie um mecanismo para guardar as coisas. Seja por cores, utilidade ou função.

Aproveite o momento para padronizar suas atividades no escritório, por exemplo. Se tiver um modelo de e-mail usado para situações-padrão, ganhará tempo na elaboração de cada resposta.

Mapeie o que pode ser padronizado e aja!

Organize seus ambientes, seu escritório, sua casa, sua vida. Organize seus pensamentos. A mudança começa de dentro para fora. E verá como essa organização fará com que sua vida flua de uma maneira muito mais simples e prática, poupando seu tempo, e permitindo que você o utilize efetivamente com o que é mais importante para você!

As causas da procrastinação



Certamente você já passou pela experiência de saber que precisa fazer algo, e deixar para depois. Mas se serve de consolo, saiba que TODOS nós temos esse hábito. Em maior ou menor grau somos todos procrastinadores. Neste texto entenderemos as duas principais causas da procrastinação e assim poderemos agir massivamente contra esse postergar de resultados.

E isso nos causa stress, sensação de culpa, aumento da ansiedade, perda da produtividade, vergonha. E mesmo assim, continuamos a procrastinar.

Manter-se na zona de conforto pode não ser a melhor saída, ou a mais inteligente, mas certamente é confortável.

E nesse caminho de conforto, vamos dia após dia, encontrando distrações que acabam por postergar o início da execução de tarefas que seriam importantes para alcançar bons resultados. Até que quando chegamos perto no fim do prazo, fazemos tudo de qualquer jeito, tendo a qualidade do resultado que tanto precisávamos prejudicada.

Mas antes de ver como resolver esse problema tão comum, vale a pena entender como ele se forma.

A procrastinação tem origem em apenas duas causas: o excesso de preparo, misturado com pouco desejo. Ou exatamente o inverso: a falta de preparo, misturado com um desejo exacerbado.

O EXCESSO DE PREPARO COMO CAUSA DA PROCRASTINAÇÃO

No primeiro caso, somos levados à acomodação. Ficamos um tempo maior que o desejado na zona de conforto, por estarmos confortáveis por estarmos bem preparados. E nessa zona, aguardamos pela vinda de um desejo incontrolável de tomar uma ação, e enquanto ele não chega, ali permanecemos, adiando a tomada de ações, e consequentemente nossos resultados.

A SEGUNDA CAUSA: MUITO DESEJO PARA POUCO PREPARO

Existem também situações nas quais nos deparamos com um desejo forte pela realização de algo. Mas paralisamos por não termos preparo suficiente para a tomada de ação. Aqui reside o medo, como o medo de não ser bom o suficiente ou o medo de fracassar. E dominados pelo ego, optamos por não concretizar ações, assim eliminamos o risco de errar e fracassar, mas também eliminamos as chances do sucesso.

A SOLUÇÃO PARA A PROCRASTINAÇÃO

Para agir massivamente contra essas duas causas, uma forma bastante funcional é trabalhar no aumento do seu merecimento (para aumentar seu desejo e te colocar em ação).

Já que somos movidos por crenças de merecimento e a fim de garantir nosso instinto de proteção, só passamos a desejar algo maior quando acreditamos que realmente merecemos e podemos alcançar.

Então perceba todo seu esforço, e conquistas nos últimos anos, e o quanto é merecedor de ações que te tragam resultados maiores.

Mas o aumento do desejo sem o preparo devido nos causaria ainda mais ansiedade e frustração.

E essa é a hora de agir massivamente em busca de mais cursos, leituras, vídeos e conhecimentos que possam te levar mais próximo de alcançar sua meta.

Um fator que também devemos ter em mente é que o ser humano prefere as gratificações instantâneas às futuras. E uma boa dica para driblar isso é gerar satisfações instantâneas para pequenas ações concretizadas. Ir tomar um café na cafeteria de sua preferência, ou liberar-se para assistir mais um capítulo da sua série favorita podem ser formas de "presentear-se" após cada ação realizada na direção de seu objetivo.

Gerenciando seu TEMPO - as dicas mais importantes que você já leu...

Segundo Christian Barbosa, em seu livro "A tríade do tempo", gestão do tempo é "a habilidade de fazer escolhas".

E acredito que essa é uma das melhores definições que já li a respeito.

Sendo assim, é muito importante fazer as melhores escolhas sobre como investir nosso tempo para alcançar os resultados desejados. O recado é claro: para mudar sua vida, mude a forma como investe seu bem mais precioso: seu tempo.

O tempo passará de qualquer forma. Então você deve aproveitá-lo e conduzí-lo de modo a realizar seus objetivos, aproveitando cada momento para ter ações focadas e que te aproximem de suas metas. Caso contrário, a sensação de que o tempo voa será cada vez maior!

O tempo disponível poderia até parecer escasso para tantas metas e afazeres, mas, todo dia, você recebe um presente de Deus, com 1.440 minutos, e cabe a você utilizá-lo da melhor maneira possível, dividindo entre sua vida pessoal e profissional.

A verdadeira produtividade só chega com o equilíbrio de todas as áreas.

Agora te pergunto: Como você tem utilizado esse presente?

HOJE é o único dia que você pode entrar em ação!

Perceba que, antes de gerir nossa rotina, há inúmeras tarefas que poderíamos começar a recusar ou delegar a outras pessoas. E isso é absolutamente normal nesse momento.

Observe sua rotina durante, pelo menos, uma semana, e procure anotar tudo o que fizer. Quantas atividades você realizou que realmente fizeram a diferença e trouxeram resultados para sua vida profissional ou pessoal?

No último mês, quanto tempo foi dedicado a "apagar incêndios"?

Quantas vezes precisou adiar compromissos ou sair mais tarde do trabalho para concluir tarefas urgentes?

Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver com seus objetivos ou que não eram urgentes?

Quantas vezes você jogou tempo fora?

Quanto custa seu tempo? Quantas mensagens inúteis, correntes ou sites "não recomendados" você viu ou encaminhou?

Liste as coisas que mais tiram sua atenção durante o dia...

O que fará a respeito

Certamente, nessa semana de observação, você notará que fez atividades que:

      Não trouxeram nenhum tipo de benefício ou satisfação, ou
      Te trouxeram nenhum ou poucos resultados, e
      Provavelmente te afastaram de seu objetivo, ou pelo menos, não te aproximaram.

Se alguma ação se aproximou dessas descrições, essa é a hora de deletar, de parar de realizar essa atividade. E uma das melhores ferramentas para isso é DIZER NÃO!

Diga "não" a tudo que tire o seu foco no que precisa fazer para você e para seus objetivos. Você pode indicar outras pessoas para fazerem as tarefas que lhe atribuem.

Seja sincero e firme em seu posicionamento do "não". Não assuma mais compromissos do que você pode. Isso é cortês e admirável!

Não aceite chantagens do tipo: "Só você consegue", "Não me desaponte", "Tenho certeza de que fará isso por mim".

Use a máxima: "Não para fora e sim para você".

"Agora não."

Você pode até fazer depois, mas agora fará o que é mais importante para você!

Certamente, há outras atividades que são importantes e trarão resultados, mas não precisam necessariamente serem realizadas por você.

Você pode delegar ou treinar alguém para fazê-las e aproveitar seu tempo com ações que necessariamente precisem ser realizadas por você. E é assim, focando seu tempo com atividades que são importantes para você e para suas metas, que seu tempo será aproveitado da melhor maneira, te trazendo GRANDES resultados.

Produtividade em tempos de Home Office

*Este texto é parte do livro "Gerenciando seu Tempo", de Vanessa Tacchi

FOCO: Manter ou aumentar a produtividade. O trabalho em casa exige as mesmas ou até mais responsabilidades que estar no escritório, onde você já tem um ambiente blindado, rotinas definidas e uma lista de ações a ser tomada a cada dia.

Seguem algumas dicas para conseguir manter ou até melhorar o foco e a produtividade quando em home office:

1. Estabeleça rotinas:

Ter horários definidos para levantar, fazer as refeições e encerrar o expediente, além de deixá-lo(a) mais focado(a), ajuda a proteger suas atividades em família. Nesse período, peça para não ser interrompido(a) e blinde-se de conversas, telefones e barulhos excessivos. A colaboração de toda a família é essencial nesse processo. E, para conseguir isso, aproveite para exercitar a comunicação da família. Em troca dessas horas de "ausência" das atividades em casa, poderá oferecer uma dedicação de maior qualidade em suas horas livres. Use a imaginação!

2. Arrume-se para trabalhar:

Permanecer o dia todo de pijama ajuda a preguiça a dominar e não permite que sua mente perceba que está trabalhando e deve se comportar dessa maneira. Trocar-se para começar o dia ajudará no aumento da sua produtividade.

3. Escritório e a produtividade:

Se não tem um escritório preparado dentro de casa, separe um canto da mesa que será só seu, onde poderá deixar computador, canetas, caderno ou o que mais precisar. E deixe tudo sempre à mão, para melhorar sua produtividade.

4. Tenha períodos de HIPERFOCO:

Evite distrações. Há aplicativos que ajudam nisso (por exemplo: Pomodoro, Foco, Focus Keeper). Dessa maneira, você separa um determinado tempo para se dedicar exclusivamente a uma tarefa, sem interrupções. Isso ajuda muito em sua produtividade!

5. Produtividade através de metas:

Tenha definidas, de preferência em um local visível, suas metas de trabalho. Divida-as, em ações mensais e semanais. Complete sua agenda, para saber exatamente quais serão seus compromissos e suas tarefas de cada dia. Cumpra as tarefas separadas para cada dia.

6. Diga NÃO

Diga NÃO para tarefas que não fizerem parte de sua rotina. Somente dessa maneira, poderá cumprir com assertividade e dentro do prazo as ações para as quais já havia se preparado.

7. Não postergue!

Postergar uma tarefa normalmente é um boicote a tarefas essenciais, mas não tão agradáveis de serem feitas. Delas dependem seus resultados e tarefas futuras, e postergar só lhe trará mais estresse e ansiedade, além de atrapalhar todo seu planejamento. Gerencie suas tarefas e realize-as o quanto antes!

Como descrito por Maurício Brum para a Superinteressante: "Em 1897, o filósofo francês Paul Janet elaborou uma teoria: há uma explicação matemática para sentirmos que o tempo fica mais rápido conforme envelhecemos. A lógica era muito simples: cada ano de nossas vidas representa um pedaço menor do todo. O primeiro ano da nossa existência representa 100% da nossa vida até ali, um ano representa 20% da nossa existência aos cinco anos, essa proporção cai para 2% quando chegamos aos 50. Portanto, à medida que envelhecemos, um ano representa um percentual menor em nossas vidas, fazendo com que tenhamos a percepção de que esse ano "passou tão depressa".

É uma redução exponencial...

Os anos seguintes parecem cada vez mais breves em relação aos anteriores. Poderia ser simples assim, mas nós não analisamos a nossa experiência em termos de porcentagens e proporções. Nossa memória não cataloga o que vivemos de acordo com o tempo que cada acontecimento ocupou diante do todo, mas, sim, de sua relevância e da atenção e importância que damos ao momento.

Pense na última vez que você fez algo novo: acampar no meio do mato, ir àquele show que era um sonho de adolescência, conhecer um novo país ou, simplesmente, trocar um pneu na beira da estrada. É possível que você se lembre desses episódios com uma incrível riqueza de detalhes, mesmo que eles tenham acontecido anos atrás. O mesmo exercício pode ser bem mais difícil quando se pensa no que aconteceu no trabalho durante a semana passada.

Rotina...

Se os seus dias mais recentes não fugiram da rotina, eles não vão deixar muita lembrança. Com o tempo, vão se misturar na memória. Se nenhum dia se destaca, todos eles parecem tão iguais que também acabam deixando a impressão de que passaram muito rápido, porque são condensados em uma única memória -que é lembrada como um período tedioso entre memórias emocionalmente mais relevantes. A rotina é uma das grandes culpadas por sentirmos que o tempo voa.

Como diz a psicóloga britânica Claudia Hammond, em seu livro "Time Warped: Unlocking the Mysteries of Time Perception", "o segredo para alongar o tempo é criar o máximo possível de novas memórias, que façam com que um dia se destaque perante os demais. Quanto mais dias fora do usual você viver, mais longos eles parecerão em retrospectiva."*

Fases da vida...

Perceba: Na juventude e adolescência, a vida está cheia de primeiras vezes: o primeiro dia na escola, a primeira vez que dormimos fora de casa, a primeira viagem sem os pais, o primeiro beijo, a primeira refeição que cozinhamos sozinhos, a primeira transa, o primeiro emprego, o primeiro bebê... Quando ficamos velhos, os acontecimentos se tornam repetitivos. Os pesquisadores estimam que a fase mais prolífica em termos de novidades ocorra entre os 18 e os 25 anos. Depois disso, o que antes era singular e surpreendente se torna parte da rotina e produz menos memórias. Consequentemente, o ano passa correndo, e não percebemos ele passar.

Para agravar, com as novas tecnologias à disposição o dia inteiro, sempre há mais tarefas a serem cumpridas, e a rotina do trabalho invade nossa vida pessoal e nosso lazer sem sequer percebermos. A internet e o celular extinguiram o tédio.

E extinguiram também, muitas vezes, a possibilidade de criarmos vivências e situações novas e gratificantes com as pessoas que amamos, que certamente deixariam lembranças maiores e mais valiosas que as horas que passamos absortos no celular ou na internet.

TOP dicas para aproveitar seu tempo!

*Este texto é parte do livro "Gerenciando seu Tempo", de Vanessa Tacchi

É isso: 24 horas por dia é o tempo que cada um de nós tem para desempenhar nossas atividades. Para alguns, os "produtivos", que sabem aproveitar seu tempo, este parece sobrar. Enquanto para outros, ele parece "voar", passa sem sequer deixar vestígios.

Mas por que isso acontece?

Diversas são as respostas. Desde complexas teorias de física quântica até estudos de rotina e percepção de tempo. Mas todas passam pelo fato de que a maneira como investimos ou desperdiçamos o tempo influi diretamente na produtividade de nossos minutos e na qualidade de nossa vida.

E isso é bastante fácil de ser constatado.

Observe: Um estudante com a prova final agendada tem mais chances de ter bons resultados se dedicar seu tempo estudando ao longo da semana, em vez de dedicar seu tempo ao videogame. Aproveitar seu tempo é a chave para bons resultados.

Desse modo, Carl Honoré, em seu livro Devagar, defende a ideia de que "poderíamos viver melhor trocando lanchonetes por banquetes caseiros, fazendo amor gostoso e demorado e não um sexo rápido, e parando de dirigir como pilotos de Fórmula 1". Segundo ele, para os ocidentais, o tempo é linear e nunca volta.

Por isso, queremos ter a sensação de que estamos tirando o máximo proveito dele. E a única solução que encontramos é acelerá-lo, o que é um equívoco.

A resposta desse dilema é qualidade, não quantidade.

Recordo de uma história contada pelo professor Hernani Luiz Brinati, na colação de grau da Engenharia Poli, em 2019, que viu na mesa de um indiano a seguinte frase: "Will this days be called the good old time?" (Será que chamaremos esse tempo de bons, velhos tempos?). Aproveitar seu tempo bom é tarefa que cabe a cada um de nós.

Desde a Revolução Industrial, muitas atividades rotineiras foram agilizadas. Compare, por exemplo, o tempo que Napoleão levava para se deslocar até algum lugar utilizando um cavalo ao tempo que levamos hoje, de trem ou avião. E assim, buscamos sempre a opção que nos entregue resultados no menor tempo possível, e, mesmo assim, estamos cada vez mais com a sensação de perder tempo.

E inconscientemente, somos levados a acreditar que, quanto mais rápido, melhor. Com isso, estamos cada vez mais dominados pelo tédio, pressa e ansiedade. Justamente por não saber aproveitar seu tempo.

Com base nas ideias de Sérgio Gwercman, ex-diretor de redação da revista Superinteressante e, hoje, CEO da Infomoney, listo os principais problemas da vida acelerada:

Prejudicar as relações afetivas, com familiares e amigos, por estar muito apressado ou distraído para se envolver profundamente com outras pessoas.

Engordar ao comer alimentos processados e altamente calóricos.

Viver de maneira imediatista, sem foco em resultados a longo prazo. Sem aproveitar seu tempo em coisas produtivas.

Ter ideias pouco criativas, moldadas em exemplos comuns, mais rápidas de serem criadas e acessadas.

Deixar de ter prazer com comida, sexo e hobbies por realizar tais atividades rápido demais.

Correr demais com as tarefas, cometendo erros frequentes.

Não focar o presente e viver ansioso e preocupado com o futuro, sem poder ter controle sobre este.

E dicas para aproveitar seu tempo mais devagar:

Diariamente, separe tempo para desligar toda a tecnologia que nos cerca - internet, celulares, televisão. Aproveite para se sentar sozinho com seus pensamentos.

Observe sua velocidade durante o dia. Por força do hábito, fazemos algumas coisas mais rápido do que precisamos.

Deixe buracos na agenda e não preencha todos os momentos do dia com atividades. Resista à tentação de fazer mais e mais e tente fazer menos, porém com mais qualidade.

Realize as refeições na mesa em vez de comer assistindo à televisão ou com outra distração conjunta.

Encontre um hobby que desacelere sua rotina, como pintar, montar quebra-cabeça, caminhar ou fazer ioga.

Aprenda a dizer não para atividades que não queira fazer ou que não lhe trarão resultados.

Valorize as pessoas que você ama. Deixe-as saberem disso e aproveite cada minuto ao lado delas, sem outras distrações.

E baseados nessa "vida mais devagar", por ironia do destino, um vírus nos forçou a adotar essa forma de vida. Muitas pessoas agora se voltam para suas famílias, trabalham de casa, e, no princípio, isso chega até a dar a impressão de trazer mais tempo livre a nossas vidas.

Como aproveitar seu tempo?

Mas será que realmente soubemos aproveitar esse tempo trazendo mais harmonia e mais tempo de qualidade com nossa família? Será que dedicamos esse tempo à realização de nossos projetos e executamos um plano de ação que nos aproximasse de nossos objetivos? Aceleramos os resultados com exercícios físicos, ou nos estudos?

Muitos, infelizmente, não estão aproveitando dessa maneira e reclamam do tempo ocioso, que não têm mais filmes para assistir, estão cansados de seus relacionamentos e de fazer as lições com os filhos etc.

Pois é... O tempo é o recurso mais disponível que temos.

Invariavelmente, todos os dias, recebemos gratuitamente 24 horas, mas, na maioria das vezes, não as utilizamos a nosso favor.

Então, na verdade, o problema não está na falta de tempo, mas na ausência ou na inabilidade do gerenciamento de tempo.

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