5 Dicas de Gestão de Tempo que podem salvar o seu ano

A maneira como investimos cada minuto do nosso tempo define nosso grau de satisfação com a vida, e os resultados alcançados.

O recado é claro: para mudar sua vida, mude a forma como investe seu bem mais precioso: seu tempo.

Pensando nisso, te deixo 5 dicas preciosas selecionadas do meu curso, para que aproveite melhor seu tempo e alcance seus objetivos.

1. CLAREZA DE OBJETIVOS = META ALCANÇADA

Se não tivermos muito claro nosso objetivo para daqui a 5 anos, fica difícil estabelecer com firmeza nossa meta anual. E sem a meta anual, fica impossível tomar ações realmente eficazes e que poderiam te aproximar do seu futuro desejado. Então ter clareza de onde deseja chegar é a primeira grande dica!

2. ESCREVA SUA META

Se deixar sua meta apenas vagando em seus pensamentos, ela some ou, à medida que o tempo passa, tendemos a ir reduzindo a meta, para não passarmos pelo “fracasso” de não alcançá-la. Então escreva: na agenda, no post it, no bloco de notas, na lousa, onde quiser... mas ESCREVA.

3. DIGA NÃO!!

Treine dizer não! Essa habilidade pode te tirar de enrascadas que te afastam da sua meta. Diga sim à sua meta, aos seus desejos, às pessoas e situações que são importantes para você, e não para tudo que te afaste de onde deseja chegar.

4. ELIMINE GRUPOS E APLICATIVOS

Como a maioria das pessoas, aposto que as horas passam enquanto você olha para a telinha preta sem sequer perceber, né? Uma dica, apague todos os aplicativos que não usou no último mês. Saia também de grupos de conversa que não te agregam, mas tomam seu tempo entre vídeos, imagens e conversas sem sentido. Afinal, acho que dedicar seu tempo para realizar sua vida dos sonhos poderia ser bem mais divertido, né?

5. FAÇA UMA SEMANA PODEROSA

Ao começar a semana, tenha clareza pelo menos de UMA coisa que fará em cada um dos dias dessa semana, e que te aproximará do seu objetivo desejado. Essa “COISA” pode mudar a sua vida.

Confie em mim!

Gestão do Tempo: Como usar a organização como ferramenta

Como organizar suas tarefas, seus compromissos, organizar sua agenda usando técnicas organizações aplicadas em empresas, para sua vida.

Já parou para pensar quanto tempo perde, procurando a chave do carro? Os arquivos em seu computador que precisava usar naquele relatório que precisa preparar? Ou mesmo o tempo que gasta tentando se lembrar do que precisa comprar no mercado?

Subvalorizamos o tempo que levamos com essas atividades, mas ao final de uma semana, somam importantes minutos, que poderíamos ter utilizado em prol de nossas metas.

Organizar seus objetos fará com que perca menos tempo para encontrá-los, além de criar uma linha de raciocínio e permitir que gaste menos tempo no seu planejamento ou em atividades rotineiras.

Vivendo em uma casa ou escritório organizados, seus hábitos serão formulados de uma maneira mais lógica e rápida, e certamente você ganhará tempo em seu dia.

Da eliminação, à organização e padronização…

A primeira coisa a fazer será eliminar o que não usa. Isso vale para roupas, objetos, papéis, lembranças…

Uma vez que tenha eliminado tudo o que não usa ou precisa, seja em casa ou no escritório, precisamos então organizar o que sobrou.

Veja também: Como aumentar sua produtividade, eliminar a procrastinação e suas crenças limitantes

Organize de maneira que seja prática para sua rotina, permitindo que você encontre os objetos com facilidade e evitando que gaste tempo pensando no 'que' ou 'como' fazer.

Padronizar também será importante. Padronize a maneira de organizar e limpar seus ambientes. Adesive, etiquete, crie um mecanismo para guardar as coisas. Seja por cores, utilidade ou função.

Aproveite o momento para padronizar suas atividades no escritório, por exemplo. Se tiver um modelo de e-mail usado para situações-padrão, ganhará tempo na elaboração de cada resposta.

Mapeie o que pode ser padronizado e aja!

Organize seus ambientes, seu escritório, sua casa, sua vida. Organize seus pensamentos. A mudança começa de dentro para fora. E verá como essa organização fará com que sua vida flua de uma maneira muito mais simples e prática, poupando seu tempo, e permitindo que você o utilize efetivamente com o que é mais importante para você!

As causas da procrastinação



Certamente você já passou pela experiência de saber que precisa fazer algo, e deixar para depois. Mas se serve de consolo, saiba que TODOS nós temos esse hábito. Em maior ou menor grau somos todos procrastinadores. Neste texto entenderemos as duas principais causas da procrastinação e assim poderemos agir massivamente contra esse postergar de resultados.

E isso nos causa stress, sensação de culpa, aumento da ansiedade, perda da produtividade, vergonha. E mesmo assim, continuamos a procrastinar.

Manter-se na zona de conforto pode não ser a melhor saída, ou a mais inteligente, mas certamente é confortável.

E nesse caminho de conforto, vamos dia após dia, encontrando distrações que acabam por postergar o início da execução de tarefas que seriam importantes para alcançar bons resultados. Até que quando chegamos perto no fim do prazo, fazemos tudo de qualquer jeito, tendo a qualidade do resultado que tanto precisávamos prejudicada.

Mas antes de ver como resolver esse problema tão comum, vale a pena entender como ele se forma.

A procrastinação tem origem em apenas duas causas: o excesso de preparo, misturado com pouco desejo. Ou exatamente o inverso: a falta de preparo, misturado com um desejo exacerbado.

O EXCESSO DE PREPARO COMO CAUSA DA PROCRASTINAÇÃO

No primeiro caso, somos levados à acomodação. Ficamos um tempo maior que o desejado na zona de conforto, por estarmos confortáveis por estarmos bem preparados. E nessa zona, aguardamos pela vinda de um desejo incontrolável de tomar uma ação, e enquanto ele não chega, ali permanecemos, adiando a tomada de ações, e consequentemente nossos resultados.

A SEGUNDA CAUSA: MUITO DESEJO PARA POUCO PREPARO

Existem também situações nas quais nos deparamos com um desejo forte pela realização de algo. Mas paralisamos por não termos preparo suficiente para a tomada de ação. Aqui reside o medo, como o medo de não ser bom o suficiente ou o medo de fracassar. E dominados pelo ego, optamos por não concretizar ações, assim eliminamos o risco de errar e fracassar, mas também eliminamos as chances do sucesso.

A SOLUÇÃO PARA A PROCRASTINAÇÃO

Para agir massivamente contra essas duas causas, uma forma bastante funcional é trabalhar no aumento do seu merecimento (para aumentar seu desejo e te colocar em ação).

Já que somos movidos por crenças de merecimento e a fim de garantir nosso instinto de proteção, só passamos a desejar algo maior quando acreditamos que realmente merecemos e podemos alcançar.

Então perceba todo seu esforço, e conquistas nos últimos anos, e o quanto é merecedor de ações que te tragam resultados maiores.

Mas o aumento do desejo sem o preparo devido nos causaria ainda mais ansiedade e frustração.

E essa é a hora de agir massivamente em busca de mais cursos, leituras, vídeos e conhecimentos que possam te levar mais próximo de alcançar sua meta.

Um fator que também devemos ter em mente é que o ser humano prefere as gratificações instantâneas às futuras. E uma boa dica para driblar isso é gerar satisfações instantâneas para pequenas ações concretizadas. Ir tomar um café na cafeteria de sua preferência, ou liberar-se para assistir mais um capítulo da sua série favorita podem ser formas de "presentear-se" após cada ação realizada na direção de seu objetivo.

Gerenciando seu TEMPO - as dicas mais importantes que você já leu...

Segundo Christian Barbosa, em seu livro "A tríade do tempo", gestão do tempo é "a habilidade de fazer escolhas".

E acredito que essa é uma das melhores definições que já li a respeito.

Sendo assim, é muito importante fazer as melhores escolhas sobre como investir nosso tempo para alcançar os resultados desejados. O recado é claro: para mudar sua vida, mude a forma como investe seu bem mais precioso: seu tempo.

O tempo passará de qualquer forma. Então você deve aproveitá-lo e conduzí-lo de modo a realizar seus objetivos, aproveitando cada momento para ter ações focadas e que te aproximem de suas metas. Caso contrário, a sensação de que o tempo voa será cada vez maior!

O tempo disponível poderia até parecer escasso para tantas metas e afazeres, mas, todo dia, você recebe um presente de Deus, com 1.440 minutos, e cabe a você utilizá-lo da melhor maneira possível, dividindo entre sua vida pessoal e profissional.

A verdadeira produtividade só chega com o equilíbrio de todas as áreas.

Agora te pergunto: Como você tem utilizado esse presente?

HOJE é o único dia que você pode entrar em ação!

Perceba que, antes de gerir nossa rotina, há inúmeras tarefas que poderíamos começar a recusar ou delegar a outras pessoas. E isso é absolutamente normal nesse momento.

Observe sua rotina durante, pelo menos, uma semana, e procure anotar tudo o que fizer. Quantas atividades você realizou que realmente fizeram a diferença e trouxeram resultados para sua vida profissional ou pessoal?

No último mês, quanto tempo foi dedicado a "apagar incêndios"?

Quantas vezes precisou adiar compromissos ou sair mais tarde do trabalho para concluir tarefas urgentes?

Na última semana, quantas vezes você utilizou seu tempo em atividades que nada têm a ver com seus objetivos ou que não eram urgentes?

Quantas vezes você jogou tempo fora?

Quanto custa seu tempo? Quantas mensagens inúteis, correntes ou sites "não recomendados" você viu ou encaminhou?

Liste as coisas que mais tiram sua atenção durante o dia...

O que fará a respeito

Certamente, nessa semana de observação, você notará que fez atividades que:

      Não trouxeram nenhum tipo de benefício ou satisfação, ou
      Te trouxeram nenhum ou poucos resultados, e
      Provavelmente te afastaram de seu objetivo, ou pelo menos, não te aproximaram.

Se alguma ação se aproximou dessas descrições, essa é a hora de deletar, de parar de realizar essa atividade. E uma das melhores ferramentas para isso é DIZER NÃO!

Diga "não" a tudo que tire o seu foco no que precisa fazer para você e para seus objetivos. Você pode indicar outras pessoas para fazerem as tarefas que lhe atribuem.

Seja sincero e firme em seu posicionamento do "não". Não assuma mais compromissos do que você pode. Isso é cortês e admirável!

Não aceite chantagens do tipo: "Só você consegue", "Não me desaponte", "Tenho certeza de que fará isso por mim".

Use a máxima: "Não para fora e sim para você".

"Agora não."

Você pode até fazer depois, mas agora fará o que é mais importante para você!

Certamente, há outras atividades que são importantes e trarão resultados, mas não precisam necessariamente serem realizadas por você.

Você pode delegar ou treinar alguém para fazê-las e aproveitar seu tempo com ações que necessariamente precisem ser realizadas por você. E é assim, focando seu tempo com atividades que são importantes para você e para suas metas, que seu tempo será aproveitado da melhor maneira, te trazendo GRANDES resultados.

10 passos para criar uma meta bem sucedida

*Este texto é parte do livro "Gerenciando seu Tempo", de Vanessa Tacchi

Criar uma meta bem sucedida começa com saber exatamente o que e como ela é.

Já dizia Lewis Carroll, em "Alice no País das Maravilhas": "se não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve".

Gerenciar é atingir metas. Não existe gerenciamento sem metas. Nem metas sem gerenciamento. Portanto, tenha metas e objetivos bem definidos.

Assim, tudo o que fizer deve ser focado nessas metas. Durante seu dia, tenha atividades que ajudem a alcançá-las. Todo o restante será desperdício de tempo.

Comportamentos de sucesso

A fim de alcançar um bom nível de atingimento de metas, primeiro é importante focarmos algumas estruturas de comportamentos.

E já que TUDO é treino!!! E esta é uma parte importante para treinarmos: nossos pensamentos e comportamentos!

Adote uma atitude voltada para resultados, e não para problemas. Descubra o que você quer, os recursos que possui e use-os para atingir os resultados desejados. O pensamento ideal é: o que posso fazer para resolver?

Foco é força, e se tivermos foco nos problemas, estes serão fortalecidos. Para fortalecer as soluções, o seu foco deve estar nelas!

Perceba a oposição entre feedback e fracasso. Perceber que algo não está "dando certo" pode ser uma grande oportunidade de mudar o rumo e fazer diferente para alcançar resultados melhores.

Assuma seus resultados! Para grandes resultados, não adianta se comportar como vítima. As mudanças acontecem quando você se responsabiliza e toma as ações necessárias.

Para ter sucesso na vida, uma pessoa ou empresa precisa ter em mente três coisas:

      Estabelecer com clareza aonde quer chegar.
      Estar alerta e receptiva para observar o que está conseguindo.
      Ter flexibilidade para continuar mudando até conseguir o que quer.

O objetivo é que você aprenda a gerenciar seu tempo de maneira que libere tempo de sua rotina para percorrer suas metas. Para isso, é hora de definir quais serão suas metas. Usaremos a estratégia da "Boa Formulação de Metas".

Na prática...

A seguir, você encontrará dez passos para formular uma boa meta. Siga cada uma dessas orientações na hora de defini-la.

1. Utilize metas escritas

Escrever suas metas é o primeiro passo que lhe permitirá trabalhar sobre elas. Não as deixe apenas em seus pensamentos. Segundo o Dr. Gail Mathews, escrever os objetivos aumenta em 39,5% a chance de conquistá-los. Mais do que isso: compartilhar esses objetivos e progressos com amigos e pessoas próximas aumenta seu engajamento, e esse percentual cresce para 76,7%.

2. Faça metas afirmativas

O objetivo deve ser formulado no positivo, usando verbos de ação, indicando o que você quer! Por exemplo, uma meta negativa, do tipo "Eu não vou comer demais", cria um ensaio mental desse comportamento e você acabará tendo um resultado contrário ao desejado. Melhor seria: "Eu vou comer um prato por refeição, que será composto de...".

3. Encontre sua real motivação para cada meta

Perceba: metas são baseadas em listas, portanto são lógicas e ativam o lado esquerdo do cérebro. Mas o combustível para alcançá-las vem do lado direito (emocional). Desta maneira, precisamos criar uma conexão emocional com nossas metas. Para cada uma, perceba por que ela é tão importante para você. Busque o sentimento mais forte que puder alcançar e mantenha-o sempre em mente. Para que continue firme em sua meta diante de obstáculos, deseje sua meta verdadeiramente! De 0 a 10, quanto está apaixonado e empolgado com sua meta? O que precisa acontecer para virar 10?

4. Use metas centralizadas em você

Os objetivos devem ser sempre controlados pelo indivíduo. Eles serão de sua responsabilidade. Não culpe os outros ou as circunstâncias se você poderia ter agido diferente frente às situações. Ou seja, você pode delegar tarefas, mas a responsabilidade final e os objetivos são seus! Decida o que irá fazer e, mais do que isso, decida o que não irá fazer.

5. Atente-se para a temporalidade

É necessário estabelecer um limite de tempo (data) para atingir seu objetivo.

6. Adote metas mensuráveis e minuciosas

Defina: quanto, quem, onde, o que, como. Especifique e detalhe minuciosamente. Por exemplo: "Eu quero ter dinheiro!"; isso não é meta, pois R$ 1,00 já é dinheiro! Melhor seria: "Vou juntar R$ 50 mil até DD/MM/AAAA". Nesta etapa, vale investir tempo para criar. Descreva sua meta com a maior quantidade de detalhes possíveis. Por exemplo: deseja um novo apartamento? Em qual bairro? Qual a metragem? Quantos quartos? Quantas vagas? Com varanda? Como deve ser o prédio? Novo ou usado? Com muitas janelas? É bem iluminado? Como você se sente nesse ambiente? O que ouvirá quando estiver morando nele? Qual será o cheiro predominante? Construir essa imagem mental, usando todos os seus sentidos, aproxima você da realização. Aproveite esta ferramenta! Visualize e sinta diariamente essa meta como se já a tivesse alcançado.

7. Tenha metas realistas e desafiadoras

Perceba que uma meta difícil trará ainda mais prazer à sua conquista. Uma meta impossível é apenas perda de tempo. Portanto, trace uma meta que seja estimulante e totalmente possível de ser alcançada para obter resultados extraordinários!

8. Faça sempre feedback/acompanhamento

Realize feedback constante (a cada noventa dias no máximo) para analisar o resultado alcançado até o momento, verificar se muda a estratégia ou se deve permanecer com o mesmo foco. Busque evidências. O cumprimento de uma meta depende da capacida- de que se tem de acompanhar seu progresso e mudar a execução se necessário.

9. Pratique a compartimentalização

Fatie problemas para solucioná-los! Divida grandes metas em menores para tornar mais viável sua realização, para que possamos comemorar e vivenciar mais rapidamente cada conquista e para gerar maior estímulo. Quebre tarefas complexas a fim de transformá-las em tarefas simples e executáveis. Por exemplo, se deseja comprar um apartamento em dois anos, defina quanto precisa poupar por mês a cada um dos 24 meses. E, então, determine quanto precisa poupar por semana e foque as ações semanais para acumular esse montante a cada semana. Cumpra as ações semana a semana para encontrar resultados mês a mês.

10. Viva! Sinta! Comemore!

Comemore cada resultado alcançado. Durante todo o processo, sinta a emoção de já ter alcançado seu objetivo! Comemore sua realização; ela é fruto de seu esforço!

Produtividade em tempos de Home Office

*Este texto é parte do livro "Gerenciando seu Tempo", de Vanessa Tacchi

FOCO: Manter ou aumentar a produtividade. O trabalho em casa exige as mesmas ou até mais responsabilidades que estar no escritório, onde você já tem um ambiente blindado, rotinas definidas e uma lista de ações a ser tomada a cada dia.

Seguem algumas dicas para conseguir manter ou até melhorar o foco e a produtividade quando em home office:

1. Estabeleça rotinas:

Ter horários definidos para levantar, fazer as refeições e encerrar o expediente, além de deixá-lo(a) mais focado(a), ajuda a proteger suas atividades em família. Nesse período, peça para não ser interrompido(a) e blinde-se de conversas, telefones e barulhos excessivos. A colaboração de toda a família é essencial nesse processo. E, para conseguir isso, aproveite para exercitar a comunicação da família. Em troca dessas horas de "ausência" das atividades em casa, poderá oferecer uma dedicação de maior qualidade em suas horas livres. Use a imaginação!

2. Arrume-se para trabalhar:

Permanecer o dia todo de pijama ajuda a preguiça a dominar e não permite que sua mente perceba que está trabalhando e deve se comportar dessa maneira. Trocar-se para começar o dia ajudará no aumento da sua produtividade.

3. Escritório e a produtividade:

Se não tem um escritório preparado dentro de casa, separe um canto da mesa que será só seu, onde poderá deixar computador, canetas, caderno ou o que mais precisar. E deixe tudo sempre à mão, para melhorar sua produtividade.

4. Tenha períodos de HIPERFOCO:

Evite distrações. Há aplicativos que ajudam nisso (por exemplo: Pomodoro, Foco, Focus Keeper). Dessa maneira, você separa um determinado tempo para se dedicar exclusivamente a uma tarefa, sem interrupções. Isso ajuda muito em sua produtividade!

5. Produtividade através de metas:

Tenha definidas, de preferência em um local visível, suas metas de trabalho. Divida-as, em ações mensais e semanais. Complete sua agenda, para saber exatamente quais serão seus compromissos e suas tarefas de cada dia. Cumpra as tarefas separadas para cada dia.

6. Diga NÃO

Diga NÃO para tarefas que não fizerem parte de sua rotina. Somente dessa maneira, poderá cumprir com assertividade e dentro do prazo as ações para as quais já havia se preparado.

7. Não postergue!

Postergar uma tarefa normalmente é um boicote a tarefas essenciais, mas não tão agradáveis de serem feitas. Delas dependem seus resultados e tarefas futuras, e postergar só lhe trará mais estresse e ansiedade, além de atrapalhar todo seu planejamento. Gerencie suas tarefas e realize-as o quanto antes!

Como descrito por Maurício Brum para a Superinteressante: "Em 1897, o filósofo francês Paul Janet elaborou uma teoria: há uma explicação matemática para sentirmos que o tempo fica mais rápido conforme envelhecemos. A lógica era muito simples: cada ano de nossas vidas representa um pedaço menor do todo. O primeiro ano da nossa existência representa 100% da nossa vida até ali, um ano representa 20% da nossa existência aos cinco anos, essa proporção cai para 2% quando chegamos aos 50. Portanto, à medida que envelhecemos, um ano representa um percentual menor em nossas vidas, fazendo com que tenhamos a percepção de que esse ano "passou tão depressa".

É uma redução exponencial...

Os anos seguintes parecem cada vez mais breves em relação aos anteriores. Poderia ser simples assim, mas nós não analisamos a nossa experiência em termos de porcentagens e proporções. Nossa memória não cataloga o que vivemos de acordo com o tempo que cada acontecimento ocupou diante do todo, mas, sim, de sua relevância e da atenção e importância que damos ao momento.

Pense na última vez que você fez algo novo: acampar no meio do mato, ir àquele show que era um sonho de adolescência, conhecer um novo país ou, simplesmente, trocar um pneu na beira da estrada. É possível que você se lembre desses episódios com uma incrível riqueza de detalhes, mesmo que eles tenham acontecido anos atrás. O mesmo exercício pode ser bem mais difícil quando se pensa no que aconteceu no trabalho durante a semana passada.

Rotina...

Se os seus dias mais recentes não fugiram da rotina, eles não vão deixar muita lembrança. Com o tempo, vão se misturar na memória. Se nenhum dia se destaca, todos eles parecem tão iguais que também acabam deixando a impressão de que passaram muito rápido, porque são condensados em uma única memória -que é lembrada como um período tedioso entre memórias emocionalmente mais relevantes. A rotina é uma das grandes culpadas por sentirmos que o tempo voa.

Como diz a psicóloga britânica Claudia Hammond, em seu livro "Time Warped: Unlocking the Mysteries of Time Perception", "o segredo para alongar o tempo é criar o máximo possível de novas memórias, que façam com que um dia se destaque perante os demais. Quanto mais dias fora do usual você viver, mais longos eles parecerão em retrospectiva."*

Fases da vida...

Perceba: Na juventude e adolescência, a vida está cheia de primeiras vezes: o primeiro dia na escola, a primeira vez que dormimos fora de casa, a primeira viagem sem os pais, o primeiro beijo, a primeira refeição que cozinhamos sozinhos, a primeira transa, o primeiro emprego, o primeiro bebê... Quando ficamos velhos, os acontecimentos se tornam repetitivos. Os pesquisadores estimam que a fase mais prolífica em termos de novidades ocorra entre os 18 e os 25 anos. Depois disso, o que antes era singular e surpreendente se torna parte da rotina e produz menos memórias. Consequentemente, o ano passa correndo, e não percebemos ele passar.

Para agravar, com as novas tecnologias à disposição o dia inteiro, sempre há mais tarefas a serem cumpridas, e a rotina do trabalho invade nossa vida pessoal e nosso lazer sem sequer percebermos. A internet e o celular extinguiram o tédio.

E extinguiram também, muitas vezes, a possibilidade de criarmos vivências e situações novas e gratificantes com as pessoas que amamos, que certamente deixariam lembranças maiores e mais valiosas que as horas que passamos absortos no celular ou na internet.

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